Datenschutzerklärung Ignivia

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Lennard Ungruhe

Ignivia – Artificial Intelligence Services

Am Steintor 56a

48167 Münster-Wolbeck

Deutschland

E-Mail: kontakt@ignivia.de

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der vorstehenden E-Mail-Adresse.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website ignivia.de sowie in unserer Plattform (Registrierung, Login, Onboarding, Dashboard). Hier ist Ignivia Verantwortlicher.

Ignivia stellt Unternehmen (im Folgenden „Betrieb") einen KI-gestützten digitalen Mitarbeiter für deren Website bereit. Soweit wir dabei Daten der Website-Besucher eines Betriebs verarbeiten – Beantwortung von Chat-Anfragen, Prüfung der Nachrichten vor der KI-Verarbeitung, Entgegennahme von Anfragen über die Formulare im Widget, Nachweise, Themen-Zähler und Kennzahlen im Dashboard –, handeln wir als Auftragsverarbeiter des Betriebs nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich gegenüber den Besuchern ist dann der jeweilige Betrieb. Für diese Besucher erstellt und veröffentlicht Ignivia im Auftrag des Betriebs eine eigene „Datenschutzinformation zum digitalen Mitarbeiter", die direkt im Widget verlinkt ist (Abschnitt 11). Die Abschnitte 6, 7, 8, 10 und 11 sowie die Kennzahlen und Themen-Zähler in Abschnitt 13 beschreiben die Verarbeitungen, die wir in dieser Rolle durchführen.

Einzelne Verarbeitungen beim Betrieb des digitalen Mitarbeiters führen wir dagegen für eigene Zwecke durch, die wir einheitlich für alle Betriebe festlegen; dafür sind wir selbst Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7, Art. 28 Abs. 10 DSGVO): die Auswertung technischer Protokolle (Abschnitt 4), den Schutz vor Missbrauch (Abschnitt 12) und die Kostenkontrolle über Nutzungszähler (Abschnitt 13). Für diese Verarbeitungen werden keine Nachrichten- oder Formularinhalte verwendet. Die Datenschutzinformation zum digitalen Mitarbeiter beschreibt sie in einem eigenen Abschnitt mit unseren Kontaktdaten.

3. Allgemeine Informationen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

4. Hosting und technische Bereitstellung (Vercel)

Wir betreiben Website und Plattform über die Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA.

Beim Aufruf verarbeitet Vercel technisch zwangsläufig Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse sowie Browser- und Geräteangaben. Vercel nimmt Anfragen an dem Standort seines weltweiten Netzwerks entgegen, der dem Aufrufenden am nächsten liegt, liefert dort statische Inhalte aus und führt dort auch die Zugangsprüfung unserer Anwendung (Routing) aus, die Adresse und Kopfzeilen der Anfrage, nicht aber deren Inhalt auswertet. Die Serverfunktionen unserer Anwendung – darunter Chat, Prüfung der Nachrichten, Anfrageformulare und Hinweis-Nachweise – werden in der Region Frankfurt am Main (Deutschland) ausgeführt. Vercel verarbeitet dabei auch die Inhalte der jeweiligen Anfrage für die Dauer ihrer Verarbeitung; gespeichert werden sie in unserer Datenbank (Abschnitt 18).

Technische Protokolle der Serverfunktionen (Laufzeitprotokolle) bewahrt Vercel in unserem Tarif einen Tag auf. Eine verlängerte Protokollaufbewahrung, eine Weiterleitung der Protokolle an andere Dienste sowie die Analyse- und Messdienste von Vercel (Web Analytics, Speed Insights) nutzen wir nicht. Unsere Anwendung schreibt keine Nachrichten- oder Formularinhalte in diese Protokolle, sondern technische Angaben wie Zeitpunkt, Kennungen von Betrieb oder Gespräch, Fehlercodes und bei der Prüfung nach Abschnitt 7 nur Art und Anzahl erkannter Angaben, nicht deren Wert.

Vercel verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage seines Auftragsverarbeitungsvertrags. Vercel ist nach eigenen Angaben nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); der Auftragsverarbeitungsvertrag sieht für Übermittlungen in Drittländer zudem die EU-Standardvertragsklauseln vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Zugriffe aus den USA sind nicht ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung, Erwägungsgrund 49 DSGVO). Die Auswertung der Protokolle zur Fehlersuche und Abwehr von Angriffen erfolgt in unserer eigenen Verantwortung, auch soweit die Protokolle beim Betrieb des digitalen Mitarbeiters entstehen. Die Auslieferung des Widgets selbst erfolgt im Auftrag des jeweiligen Betriebs.

5. Registrierung, Kundenkonto und Datenschutzangaben des Betriebs

Bei Registrierung und Onboarding verarbeiten wir insbesondere:

Vorhandene Unternehmensangaben (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) schlagen wir für die Datenschutzangaben lediglich vor. Rechtsdaten werden nicht aus Websites, Impressen oder Datenschutzerklärungen übernommen. Bestätigt der Inhaber des Kundenkontos die Angaben ausdrücklich, speichern wir als Nachweis: bestätigende Nutzerkennung, Zeitpunkt, Ort der Bestätigung (Onboarding, Konfiguration oder Einstellungen), die bestätigten Werte mit Prüfsumme, ob Werte aus einem Vorschlag übernommen oder geändert wurden, Version und Prüfsumme des Bestätigungstextes sowie die daraus entstandene Fassung der Datenschutzinformation. Diese Angaben werden in der Datenschutzinformation des Betriebs öffentlich (nicht über Suchmaschinen auffindbar) bereitgestellt.

Auth- und System-E-Mails (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort-Zurücksetzung) erzeugt unser Authentifizierungsdienst Supabase (Abschnitt 18); versendet werden sie über den E-Mail-Dienst Resend (Abschnitt 17), den Supabase dafür als Versandserver nutzt.

Anmeldung, normale Registrierung und die Anforderung eines Links zum Zurücksetzen des Passworts schützen wir mit einer Sicherheitsprüfung (Abschnitt 19).

Ohne diese Angaben können wir die Plattform nicht bereitstellen (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung). Die Veröffentlichung der Datenschutzangaben erfolgt im Auftrag des Betriebs zur Erfüllung seiner Informationspflicht (Art. 13 DSGVO); der Bestätigungsnachweis und die Zustimmungsnachweise beruhen auf unserem berechtigten Interesse an der Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

KI-gestützte Funktionen im Kundenkonto: Testen Sie Ihren digitalen Mitarbeiter im Onboarding (Probelauf bzw. persönlicher Test mit Konfigurationscode), prüfen wir Ihre Testnachrichten wie Besuchernachrichten (Abschnitt 7) und übermitteln die geprüften Testfragen, den bisherigen Testverlauf und Ihre Unternehmensinformationen an Anthropic (Abschnitt 8). Inhalte des Probelaufs speichern wir nicht; wir zählen nur die Anzahl der Testnachrichten und den Umfang der KI-Nutzung. Lassen Sie sich für eine Leistung eine Beschreibung für den digitalen Mitarbeiter erstellen, übermitteln wir die Angaben zu dieser Leistung sowie Firmenname, Branche und Ihre Unternehmensbeschreibung an Anthropic und speichern den erzeugten Text zusammen mit einer Prüfsumme der zugrunde liegenden Angaben und der Anzahl der Erstellungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Administrative Änderungen: Nehmen Mitarbeitende von Ignivia Änderungen an Ihrem Kundenkonto vor, protokollieren wir Zeitpunkt, Kundenkonto, handelnde Person, betroffenen Bereich und die Art der Änderung – ohne alte oder neue Werte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit administrativer Eingriffe). Die Einträge werden nach 12 Monaten gelöscht.

6. Betrieb des digitalen Mitarbeiters

Beim Laden einer Website, auf der der digitale Mitarbeiter eingebunden ist, werden Widget und Einstellungen von unseren Servern abgerufen (Abschnitt 4). Öffnet ein Besucher das Widget, wird ein Hinweis zum Datenschutz und zum KI-Einsatz angezeigt. Erst wenn der Besucher „Chat starten" wählt, werden zufällige Kennungen im Sitzungsspeicher des Browsers abgelegt (Abschnitt 21), und es werden Nachrichten verarbeitet, um Antworten zu erzeugen. Ohne serverseitig gespeicherten Nachweis des angezeigten Hinweises verarbeiten wir keine Chatnachrichten. Über Formulare gesendete Anfragen leiten wir an den Betrieb weiter (Abschnitt 10).

Jede Nachricht wird vor der Speicherung und vor einer Übermittlung an den KI-Dienst geprüft (Abschnitt 7). Gespeichert werden ausschließlich die geprüfte, gegebenenfalls maskierte Fassung der Besuchernachricht und die Antwort. Ein Chat gilt nur für den aktuellen Besuch der Website. Verlässt der Besucher die Website, wird die Unterhaltung beendet und die bei uns gespeicherte Chat-Konversation nach einer kurzen technischen Übergangsfrist gelöscht: Das Widget meldet das Verlassen einer Seite (übermittelt werden nur Sitzungs- und Gesprächskennung); öffnet der Besucher den digitalen Mitarbeiter nach einem Neuladen oder Seitenwechsel nicht innerhalb von 45 Sekunden wieder, endet die Unterhaltung und wird im nächsten automatischen Löschlauf gelöscht. Solange eine Seite mit laufendem Chat geöffnet und sichtbar ist, sendet das Widget etwa alle 4 Minuten ein technisches Lebenszeichen ohne Inhalte. Kann der Browser das Ende des Besuchs nicht zuverlässig übermitteln, löschen wir Chat-Verläufe spätestens 15 Minuten nach der letzten erkennbaren Sitzungsaktivität (Nachricht, Lebenszeichen oder Wiederaufnahme). Eine gelöschte Unterhaltung kann nicht fortgesetzt werden; ein späterer Besuch beginnt mit einem neuen Chat und neuen Kennungen. Zur davon unabhängigen Aufbewahrung beim KI-Dienstleister siehe Abschnitt 8.

In dieser Verarbeitung handeln wir als Auftragsverarbeiter des Betriebs (Ausnahmen: Abschnitte 4, 12 und 13). Maßgeblich für Besucher ist die im Widget verlinkte Datenschutzinformation des Betriebs.

Der digitale Mitarbeiter ist nicht für Anfragen bestimmt, die regelmäßig Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten; für Branchen des Gesundheitswesens ist er nicht vorgesehen. Besucher werden vor dem Chat gebeten, keine Gesundheitsdaten, religiösen oder politischen Überzeugungen oder vergleichbar sensiblen Angaben einzugeben. Der digitale Mitarbeiter fragt nicht danach und ist angewiesen, solche Angaben nicht zu wiederholen. Erkannte Angaben dieser Art werden lokal blockiert (Abschnitt 7).

Rechtsgrundlage (beim verantwortlichen Betrieb): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sich Besucher über Leistungen, Angebote oder Termine informieren (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Eine Einwilligung wird dafür nicht eingeholt.

7. Prüfung der Nachrichten vor der KI-Verarbeitung

Ignivia setzt technische Maßnahmen ein, um erkannte personenbezogene und besonders sensible Angaben vor der KI-Verarbeitung zu blockieren oder zu maskieren und die Übermittlung solcher Daten an den KI-Dienst zu minimieren.

Damit erkannt werden kann, ob eine Nachricht solche Angaben enthält, wird ihr Inhalt zunächst auf unseren Servern (Abschnitt 4) automatisiert geprüft – vor jeder Speicherung und vor jeder Übermittlung an den KI-Dienst. Je nach Ergebnis wird die Nachricht so weiterverarbeitet:

Fragt ein Besucher nach Kontakt- oder Unternehmensangaben, die der Betrieb zur Anzeige freigegeben hat, beantworten wir die Frage in der Regel direkt aus unserer Datenbank, ohne den KI-Dienst einzubeziehen. Antworten des KI-Dienstes prüfen wir vor der Anzeige darauf, ob sie nicht freigegebene Kontaktangaben des Betriebs enthalten, und entfernen diese.

Die Erkennung beruht auf festgelegten Regeln und Mustern. Bei frei formulierten Texten kann sie nicht jede personenbezogene oder sensible Angabe erkennen – etwa ausgeschriebene Telefonnummern oder Namen ohne erkennbaren Zusammenhang. Wir haben die Schutzmaßnahmen mit umfangreichen, dokumentierten Testfällen geprüft; eine vollständige Erkennung beliebiger Freitexte ist technisch nicht gewährleistet. Bitte geben Sie im Chat deshalb weiterhin keine sensiblen Angaben ein.

Diese Prüfung erfolgt im Auftrag des Betriebs; Rechtsgrundlage ist die des Betriebs für den Chat (Abschnitt 6) in Verbindung mit Art. 25 und 32 DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung, Sicherheit der Verarbeitung).

8. Einsatz von künstlicher Intelligenz (Anthropic)

Zur Erzeugung der Antworten des digitalen Mitarbeiters und für die in den Abschnitten 5 und 14 genannten Hilfsfunktionen setzen wir KI-Modelle von Anthropic über deren Programmierschnittstelle (API) ein. Vertragspartner ist nach den kommerziellen Nutzungsbedingungen von Anthropic für Kunden mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland. Anthropic verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage seines Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum) und setzt dafür Konzerngesellschaften, insbesondere die Anthropic, PBC (USA), sowie weitere Unterauftragsverarbeiter ein, darunter Anbieter von Cloud-Infrastruktur mit weltweitem Betrieb.

Übermittelt werden im Chat: die geprüfte und gegebenenfalls maskierte aktuelle Nachricht (Abschnitt 7), bis zu 20 vorherige Nachrichten desselben Gesprächs in ihrer gespeicherten, bereits geprüften Fassung sowie ein Anweisungstext mit den Unternehmensinformationen des Betriebs (etwa Firmenname, Leistungen, Öffnungszeiten, Einsatzgebiet). Direkte Kontaktdaten und Personennamen des Betriebs, die im Kundenkonto hinterlegt sind – Telefon- und Mobilnummern, E-Mail-Adresse, Straße und Hausnummer sowie die Namen von Geschäftsführung, Ansprechperson und Rückrufperson –, ersetzen wir vor der Übermittlung durch Platzhalter. Nicht übermittelt werden IP-Adressen, Sitzungs- und Gesprächskennungen, die Angaben aus den Anfrageformularen, Zahlungs- und Vertragsdaten sowie Nachweise. Nachrichten, die nach Abschnitt 7 lokal beantwortet werden, erreichen Anthropic nicht.

Training: Nach den kommerziellen Nutzungsbedingungen von Anthropic (Fassung vom 17. Juni 2025) darf Anthropic Inhalte aus der Nutzung seiner Dienste nicht zum Training seiner Modelle verwenden. Eine abweichende Erlaubnis haben wir nicht erteilt: Wir nehmen nicht an Programmen von Anthropic teil, in denen Kunden Daten zur Modellentwicklung freigeben (Development Partner Program), die Funktion für freiwilliges Feedback ist in unserem Konto ausgeschaltet, und Feedback zu Antworten übermitteln wir Anthropic nicht.

Aufbewahrung bei Anthropic: In unserem Konto gilt die Standard-Aufbewahrung von Anthropic. Danach werden Ein- und Ausgaben der API nach den Angaben von Anthropic (Stand 1. Juli 2026) innerhalb von 30 Tagen nach Eingang bzw. Erzeugung gelöscht. Werden Inhalte von den automatisierten Sicherheitssystemen von Anthropic als möglicher Verstoß gegen dessen Nutzungsrichtlinien markiert, kann Anthropic die Ein- und Ausgaben bis zu 2 Jahre und die Ergebnisse dieser Sicherheitsbewertung bis zu 7 Jahre aufbewahren; außerdem, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. Eine Vereinbarung über eine Verarbeitung ohne Speicherung (Zero Data Retention) besteht nicht. Die Löschfristen unserer eigenen Datenbank (Abschnitt 22) gelten bei Anthropic nicht.

Verarbeitungsorte und Drittlandbezug: Für unser Konto ist die weltweite Verteilung der Berechnung eingestellt („Global routing"); die Antworten können daher in Rechenzentren in verschiedenen Ländern berechnet werden. Gespeichert werden die Daten bei Anthropic in den USA (Speicherort unseres Arbeitsbereichs bei Anthropic). Für Übermittlungen in Drittländer sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic die EU-Standardvertragsklauseln (Module 2 und 3, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) vor; Unterauftragsverarbeiter verpflichtet Anthropic vertraglich auf Datenschutzpflichten. Auf das EU-US Data Privacy Framework stützen wir die Übermittlung an Anthropic nicht. Ein Zugriff von Stellen außerhalb der EU auf die übermittelten Daten kann nicht ausgeschlossen werden.

Rechtsgrundlage: wie für den jeweiligen Zweck in den Abschnitten 5, 6 und 14.

9. Transparenz beim Einsatz von KI

Der digitale Mitarbeiter ist ein KI-System im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689. Nach Art. 50 Abs. 1 dieser Verordnung werden Besucher spätestens bei der ersten Interaktion darüber informiert, dass sie mit einem KI-System kommunizieren: Vor der ersten Nachricht zeigt das Widget einen Hinweis, und die Kopfzeile weist den digitalen Mitarbeiter während des gesamten Gesprächs als KI-gestützt aus.

Die Antworten entstehen automatisiert, können unvollständig oder unzutreffend sein und sind keine verbindlichen Zusagen des Betriebs. Der digitale Mitarbeiter kann passende nächste Schritte wie eine Angebots-, Termin- oder Rückrufanfrage vorschlagen; abgeschickt wird eine Anfrage erst, wenn der Besucher das jeweilige Formular selbst ausfüllt und absendet.

10. Anfragen über die Formulare (Leads)

Senden Besucher eine allgemeine Anfrage, eine Angebots-, Termin- oder Rückrufanfrage, verarbeiten wir – je nach Formular – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma (freiwillig), das Anliegen, die Anfrageart, den Zeitpunkt sowie Version und Prüfsumme des angezeigten Formularhinweises und der Datenschutzinformation. Nur wenn der Besucher „Bisherigen Chatverlauf mitsenden" auswählt, übernehmen wir serverseitig aus dem eigenen, noch nicht gelöschten Gespräch bis zu 10 der letzten Nachrichten (je höchstens 600 Zeichen) in ihrer geprüften Fassung (Abschnitt 7); Nachrichten mit erkennbar besonders sensiblen Angaben werden dabei durch einen Platzhalter ersetzt. Der Betrieb kann Status, interne Notizen und Wiedervorlagen ergänzen.

Die Anfrage wird dem Betrieb im Dashboard bereitgestellt; Zugriff haben die Nutzer seines Kundenkontos. Zur Betreuung des Betriebs und zur Behebung technischer Fehler können außerdem Ignivia-Mitarbeitende mit Administratorberechtigung Anfragen einsehen und ihren Bearbeitungsstatus ändern; dies geschieht im Rahmen der Auftragsverarbeitung für den Betrieb. Sofern eingerichtet, erhält der Betrieb eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Angaben (Abschnitt 17). Die Verarbeitung der Formulare ist vom KI-Chat getrennt: Formularangaben werden nicht an Anthropic übermittelt. Der Freitext im Formular wird nicht automatisch gefiltert, da er unmittelbar an den Betrieb gerichtet ist.

Anfragen werden 6 Monate nach der letzten Bearbeitung automatisch gelöscht, erledigte und archivierte Anfragen 3 Monate nach der letzten Bearbeitung; der Betrieb kann sie früher löschen. Die Plattform ist kein Archivsystem für gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Betriebs.

Rechtsgrundlage (beim verantwortlichen Betrieb): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage), bei allgemeinen Anfragen ohne Vertragsbezug Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anfragen, die bis zur Formularversion 1.1 mit einer Einwilligung gesendet wurden, bleiben dieser Grundlage zugeordnet; eine solche Einwilligung kann gegenüber dem Betrieb widerrufen werden.

11. Datenschutzinformation zum digitalen Mitarbeiter und Nachweise

Aus den bestätigten Angaben des Betriebs (Abschnitt 5) und einer von Ignivia gepflegten, versionierten Vorlage erzeugen wir automatisch die Datenschutzinformation zum digitalen Mitarbeiter. Sie ist unter einer zufälligen, nicht erratbaren Adresse erreichbar, für Suchmaschinen gesperrt und im Widget verlinkt. Jede ausgelieferte Fassung archivieren wir unverändert mit Prüfsumme. Solange ein Betrieb Daten seiner Besucher bei uns gespeichert hat, bleibt die Information abrufbar; nach dem Offboarding (Abschnitt 22) liefert die Adresse den Status „nicht mehr verfügbar".

Startet ein Besucher den Chat, speichern wir als Nachweis Zeitpunkt, Sitzungskennung sowie Version und Prüfsumme des angezeigten Hinweises und der verlinkten Datenschutzinformation – ohne IP-Adresse. Diese Nachweise werden nach 24 Stunden gelöscht. Anfragen tragen die entsprechenden Angaben für ihre gesamte Speicherdauer (Abschnitt 10).

Rechtsgrundlage: für den Betrieb Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Nachweis der Information); Ignivia handelt als Auftragsverarbeiter.

12. Schutz vor Missbrauch

Um den digitalen Mitarbeiter vor Überlastung und Missbrauch zu schützen, begrenzen wir Nachrichten und Anfragen je Sitzungskennung, je Internetanschluss und je Betrieb sowie die Länge einzelner Gespräche. Für den Anschlussbezug speichern wir keine Klartext-IP-Adresse, sondern ausschließlich einen Hashwert (SHA-256 aus IP-Adresse und Kennung des Betriebs) in einem Zähler. Das ist eine Pseudonymisierung, keine Anonymisierung – wer die IP-Adresse kennt, kann den Hashwert erneut bilden; wir nutzen den Wert nur für die Begrenzung und führen ihn nicht mit anderen Daten zusammen. Die Zähler werden gelöscht, sobald ihr Zeitfenster abgelaufen ist – bei besucher- und anschlussbezogenen Zählern nach höchstens einem Tag und einer Stunde.

Diese Verarbeitung führen wir in eigener Verantwortung durch: Die Grenzen legen wir einheitlich für alle Betriebe fest, um unsere Plattform, die Verfügbarkeit für alle Betriebe und unser Kostenbudget beim KI-Dienst zu schützen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Missbrauchsverhinderung, Erwägungsgrund 49 DSGVO).

13. Nutzungszähler und Themen-Zähler

Für jede Antwort des KI-Dienstes speichern wir Zeitpunkt, Kennung des Betriebs und des Gesprächs, Modell sowie die Anzahl verarbeiteter Textbausteine und die geschätzten Kosten – ohne Inhalte und ohne Kontaktdaten. Zur Kontrolle unserer Kosten und vertraglicher Nutzungsgrenzen nutzen wir diese Einträge in eigener Verantwortung; die daraus gebildeten Kennzahlen im Dashboard des Betriebs erstellen wir in dessen Auftrag.

Die Einträge sind pseudonym, nicht anonym: Über Zeitpunkt und Gesprächskennung ließen sie sich – etwa bei Betrieben mit wenigen Gesprächen – mit einer Anfrage in Verbindung bringen. Wir löschen sie deshalb nach 62 Tagen (30-Tage-Kennzahl mit Vorperiode und kurzer Puffer).

Aus den geprüften Chatnachrichten erkannte Themen speichern wir im Auftrag des Betriebs nur als Zähler je Thema mit Datum des ersten und letzten Auftretens, ohne Nachrichtentext und ohne Sitzungs- oder Gesprächskennung. Weil bei sehr wenigen Gesprächen ein Rückschluss auf ein einzelnes Gespräch nicht ausgeschlossen ist, werden sie 90 Tage nach dem letzten Auftreten gelöscht.

Rechtsgrundlage: für die Kostenkontrolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem wirtschaftlich tragfähigen Betrieb); für Kennzahlen und Themen-Zähler beim Betrieb Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung seines Angebots).

14. Vorbereitung persönlicher Konfigurationen

Bereiten wir für einen interessierten Betrieb einen digitalen Mitarbeiter vor (Vorkonfiguration mit persönlichem Konfigurationscode), können Mitarbeitende von Ignivia mit Administratorberechtigung öffentlich zugängliche Seiten seiner Unternehmenswebsite abrufen lassen und die dort genannten Unternehmensinformationen – etwa Leistungen, Öffnungszeiten und Kontaktwege – mit Unterstützung von Anthropic (Abschnitt 8) zu einem Vorschlag zusammenfassen. Abgerufen werden nur öffentlich erreichbare Adressen; Vorgaben der Website in der Datei robots.txt, die für alle Abrufprogramme gelten, werden beachtet, und jeder Abruf nennt in der Kopfzeile „From" unsere Kontaktadresse kontakt@ignivia.de. Ebenso können wir eigene Gesprächsnotizen über den Betrieb mit Unterstützung von Anthropic in die Felder der Konfiguration übertragen lassen.

Gespeichert werden Adresse, Titel und Umfang der abgerufenen Seiten (nicht deren Text) sowie die extrahierten Angaben mit ihrer Quelle. Diese können Namen und geschäftliche Kontaktdaten von Inhabern und Mitarbeitenden enthalten, soweit sie auf der Website – etwa im Impressum – veröffentlicht oder in unseren Notizen festgehalten sind. Die Prüfung nach Abschnitt 7 findet hierbei bewusst nicht statt, weil gerade diese veröffentlichten Unternehmensangaben ausgewertet werden sollen. Die Angaben werden erst nach Prüfung durch Ignivia und Bestätigung durch den Betrieb verwendet; Datenschutzangaben (Abschnitt 5) werden daraus nie abgeleitet.

Speicherdauer: Eine Vorkonfiguration, die nicht eingelöst wird, löschen wir einschließlich ihrer Website-Analysen und Konfigurationscodes automatisch nach 180 Tagen ohne Bearbeitung. Als Bearbeitung zählen etwa das Speichern der Vorkonfiguration, ein neuer Analyse-Lauf, die Entscheidung über eine aus der Website ermittelte Angabe und das Erzeugen oder Deaktivieren eines Codes. Wird die Vorkonfiguration eingelöst, übernimmt das Kundenkonto des Betriebs die Unternehmensangaben (Abschnitt 5). 90 Tage nach der Einlösung löschen wir die Website-Analysen und leeren in der Vorkonfiguration die Gesprächsnotizen und die Kopie der Unternehmens- und Konfigurationsangaben; erhalten bleiben nur Verwaltungsangaben (Kennung, Status, Bezeichnung, Zuordnung zum Kundenkonto, Preis- und Testvereinbarung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Vorbereitung eines Angebots aus öffentlich zugänglichen Unternehmensinformationen und eigenen Gesprächsnotizen). Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 23), auch formlos an kontakt@ignivia.de.

15. Auftragsverarbeitung für Kundenbetriebe

Soweit wir Daten von Website-Besuchern nicht für die in den Abschnitten 4, 12 und 13 genannten eigenen Zwecke verarbeiten, geschieht dies im Auftrag und nach Weisung des Betriebs auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die dabei eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter nennt abschließend Anlage 3 des jeweils geltenden Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Übersicht in Abschnitt 20 ist weiter gefasst und nennt auch Dienstleister, die nur für unser eigenes Vertragsverhältnis tätig werden.

16. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Soweit Sie ein kostenpflichtiges Abonnement über unseren Zahlungsdienstleister abschließen, nutzen wir Stripe. Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Stripe Payments Europe, Limited, The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland.

Wir übermitteln Stripe in diesem Fall Firmennamen, E-Mail-Adresse und eine interne Kennung Ihres Kundenkontos. Im Stripe-Checkout erheben Sie gegenüber Stripe Rechnungsadresse und Zahlungsdaten; Stripe berechnet auf dieser Grundlage auch die Umsatzsteuer. Daten Ihrer Zahlungsmittel speichern wir nicht; in unserer Datenbank stehen nur Referenzen (Stripe-Kunden- und Abonnement-Kennung, Status, Laufzeit). Über das Kundenportal von Stripe können Sie Zahlungsmittel und Rechnungen verwalten. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten teilweise in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsprävention und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Stripe.

Soweit Stripe Daten außerhalb der EU verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln aus dem Datenverarbeitungsvertrag von Stripe (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Pflichten).

17. Versand von E-Mails (Resend)

Für E-Mails nutzen wir Resend, betrieben von der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Verarbeitet werden Empfänger- und Absenderadresse, Betreff, Inhalt und Zustellinformationen. Versendet werden unsere E-Mails über die Resend-Region Irland (EU); gespeichert werden E-Mail- und Protokolldaten nach den Angaben von Resend unabhängig davon in den USA und in unserem Tarif nach 30 Tagen gelöscht. Öffnungs- und Klickverfolgung (Tracking) ist für unsere E-Mails nicht eingerichtet. Resend verarbeitet die E-Mail-Daten als Auftragsverarbeiter; für Daten zu unserem eigenen Nutzerkonto und zur Nutzung des Dienstes ist Resend nach eigenen Angaben eigenständiger Verantwortlicher.

Über Resend laufen:

Resend ist nach eigenen Angaben nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); unabhängig davon sieht der Auftragsverarbeitungsvertrag von Resend für Übermittlungen in die USA die EU-Standardvertragsklauseln vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlagen: System- und Vertragsmails Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Benachrichtigungen über Anfragen im Auftrag des Betriebs (dessen Rechtsgrundlage siehe Abschnitt 10); interne Benachrichtigungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Werbliche E-Mails oder Newsletter versenden wir nicht; das wäre nur mit gesonderter Einwilligung zulässig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG).

18. Datenbank und Authentifizierung (Supabase)

Anwendungsdaten und Kundenkonten verwalten wir mit Supabase, betrieben von der Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513. Unsere Datenbank wird in der Region Frankfurt am Main (Deutschland, eu-central-1) betrieben. Supabase verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage seines Auftragsverarbeitungsvertrags. Zugriffe von Konzerngesellschaften und Dienstleistern außerhalb der EU sind nicht ausgeschlossen; da für Singapur kein Angemessenheitsbeschluss besteht, beruhen Übermittlungen auf den EU-Standardvertragsklauseln aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Supabase (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

19. Sicherheitsprüfung bei Anmeldung, Registrierung und Passwort-Zurücksetzung (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz unserer Plattform vor automatisiertem Missbrauch – etwa durch Bots, massenhafte Anmeldeversuche mit fremden Zugangsdaten (Credential-Stuffing) oder missbräuchliche Registrierungen und Anforderungen zum Zurücksetzen von Passwörtern – setzen wir den Dienst Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ein.

Turnstile kommt ausschließlich bei der Anmeldung (Login), bei der normalen Registrierung und bei der Anforderung eines Links zum Zurücksetzen des Passworts zum Einsatz. Die Sicherheitsprüfung wird nicht schon beim Aufruf dieser Seiten geladen, sondern erst, wenn Sie auf „Anmelden", „Konto erstellen" oder „Reset-Link senden" klicken. In der Regel läuft sie ohne Ihr Zutun im Hintergrund; nur wenn Cloudflare es für erforderlich hält, wird eine kurze Bestätigung angezeigt. Die Registrierung über einen persönlichen Einladungslink von Ignivia erfolgt ohne Turnstile: Der Link wird bei uns serverseitig geprüft und ist an die eingeladene E-Mail-Adresse gebunden. Dasselbe gilt für eine Anmeldung, die Sie im Rahmen einer solchen Einladung mit der eingeladenen E-Mail-Adresse vornehmen. Im digitalen Mitarbeiter auf der Website eines Betriebs setzen wir Turnstile nicht ein.

Für die Prüfung lädt Ihr Browser ein Skript von Cloudflare. Dabei können technische Daten verarbeitet werden, insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät (zum Beispiel Browsertyp und -version, Betriebssystem, Spracheinstellungen und weitere technische Merkmale) sowie sicherheitsbezogene Signale aus dem Ablauf der Prüfung. Das Ergebnis erhält unser Server als einmalig verwendbaren Nachweis, den wir zusammen mit Ihrer IP-Adresse bei Cloudflare überprüfen lassen. Den Nachweis und das Prüfergebnis speichern wir nicht. Ohne bestandene Prüfung führen wir die Anmeldung, die Registrierung bzw. die Anforderung des Links nicht aus; ob Ihre Zugangsdaten zutreffen, prüft davon unabhängig unser Authentifizierungsdienst (Abschnitt 18).

Ergänzend begrenzen wir je E-Mail-Adresse die Anmeldeversuche, die über einen persönlichen Einladungslink ohne Turnstile erfolgen, sowie die Anforderungen von Links zum Zurücksetzen des Passworts. Dafür speichern wir nur einen Hashwert der E-Mail-Adresse in einem Zähler, der nach Ablauf seines Zeitfensters von einer Stunde gelöscht wird (Abschnitt 22).

Cloudflare verarbeitet die Daten nach seinen Vertragsbedingungen für Turnstile einschließlich seines Datenverarbeitungsnachtrags. Eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in den USA, ist möglich. Cloudflare ist nach eigenen Angaben nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); der Datenverarbeitungsnachtrag von Cloudflare sieht für Übermittlungen in Drittländer zudem die EU-Standardvertragsklauseln vor (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen zur Verarbeitung durch Cloudflare finden Sie unter www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz Ihres Kundenkontos und unserer Plattform vor automatisierten Angriffen und Missbrauch (Erwägungsgrund 49 DSGVO). Soweit Turnstile dabei Informationen aus Ihrem Endgerät ausliest oder dort ablegt, ist dies für die von Ihnen ausgelöste Anmeldung, Registrierung bzw. Anforderung des Links unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können der Verarbeitung nach Abschnitt 23 widersprechen; ohne die Sicherheitsprüfung können wir die genannten Vorgänge über die Website allerdings nicht ausführen – wenden Sie sich in diesem Fall an kontakt@ignivia.de.

20. Übersicht der eingesetzten Dienstleister (Stand: Oktober 2026)

Den Text der Standardvertragsklauseln finden Sie im Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 (eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj), die Liste der nach dem Data Privacy Framework zertifizierten Unternehmen unter www.dataprivacyframework.gov/list.

21. Speicherung im Browser

Auf ignivia.de nutzen wir ausschließlich technisch erforderliche Speicherungen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

Diese Cookies sind nach der Voreinstellung der Authentifizierungsbibliothek nicht als HttpOnly gesetzt, weil die Sitzung auch im Browser aufgelöst werden muss. Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste setzen wir nicht ein. Schriftarten und Skripte werden nicht von Drittanbietern nachgeladen – mit Ausnahme der Sicherheitsprüfung von Cloudflare Turnstile, die erst nach Ihrem Klick auf „Anmelden", „Konto erstellen" oder „Reset-Link senden" geladen wird (Abschnitt 19).

Im Widget auf der Website eines Betriebs werden keine Cookies gesetzt. Beim Laden der Website wird nichts im Browser gespeichert oder ausgelesen. Öffnet der Besucher das Widget, wird im Sitzungsspeicher nachgesehen, ob in dieser Browsersitzung bereits „Chat starten" gewählt wurde und ob ein laufender Chat fortzusetzen ist. Erst nach „Chat starten" werden im Sitzungsspeicher (Session Storage), gelöscht beim Schließen von Tab oder Fenster, abgelegt:

Öffnet der Besucher das Widget nach dem Verlassen der Website später im selben Tab erneut, verwirft es diese Einträge und beginnt einen neuen Chat.

Eine von früheren Widget-Versionen dauerhaft gespeicherte Besucherkennung (ignivia_visitor_id) wird beim Start des Chats entfernt.

22. Speicherdauer

Alle folgenden Fristen setzen automatische Löschläufe in unserer Datenbank um:

Nicht gespeichert werden Nachrichten, die nach Abschnitt 7 lokal beantwortet werden, sowie Inhalte des Probelaufs (Abschnitt 5).

Ohne automatischen Löschlauf, aber zweckgebunden:

23. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie – bei Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung – auf deren Widerruf mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Verarbeitungen widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, zwingende schutzwürdige Gründe überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine formlose Nachricht an kontakt@ignivia.de genügt.

Als Besucher der Website eines Betriebs wenden Sie sich bitte an diesen Betrieb (Kontakt in der im Widget verlinkten Datenschutzinformation); Anfragen, die uns erreichen, leiten wir weiter. Für die Verarbeitungen, die wir dabei in eigener Verantwortung durchführen (Abschnitte 4, 12 und 13), können Sie Ihre Rechte einschließlich des Widerspruchs direkt uns gegenüber geltend machen. Da Chat-Verläufe mit dem Ende des Website-Besuchs, spätestens 15 Minuten nach der letzten erkennbaren Sitzungsaktivität, gelöscht werden und Nutzungs- und Limit-Zähler keine Kontaktdaten enthalten, können wir einzelne Einträge einer Person gegebenenfalls nicht mehr zuordnen (Art. 11 DSGVO).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

24. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Antworten des digitalen Mitarbeiters und die automatische Prüfung der Nachrichten (Abschnitt 7) entfalten gegenüber Besuchern keine rechtliche Wirkung und beeinträchtigen sie nicht in ähnlicher Weise erheblich; über Anfragen entscheidet ausschließlich der Betrieb. Profile einzelner Personen bilden wir nicht: Themen-Zähler und Kennzahlen werden ohne Nachrichtentext und ohne Bezug zu einzelnen Besuchern geführt.

25. Minderjährige

Unsere Plattform richtet sich an Unternehmen. Das Alter von Website-Besuchern, die den digitalen Mitarbeiter eines Betriebs nutzen, können wir nicht feststellen; ob sich ein Angebot an Minderjährige richten darf, verantwortet der jeweilige Betrieb.

26. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Umstände ändern. Es gilt die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung. Diese Fassung ersetzt die Version 2.6; frühere Fassungen bleiben unverändert archiviert.